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Scanner für paperless-ngx

Empfohlene Hardware für paperless-ngx im papierlosen Büro

Letztes Update: 28.09.2023

Für ein vollautomatisiertes, papierloses Büro braucht es eine gewisse Hardware. Leider ist es nicht immer vor dem Kauf leicht ersichtlich, welcher NAS oder Scanner geeignet ist, daher habe ich hier eine Liste an Hardware erstellt, die besonders gut für ein papierloses Büro zuhause oder auch in einem Gewerbe geeignet ist.

Im Grunde empfehle ich ein Setup, das aus einem kleinen Netzwerkspeicher (Network Attached Storage, NAS) sowie einem Netzwerkscanner besteht.

Warum nicht einfach ein USB-Scanner und ein Computer? Man kann hier leider nur sehr schlecht automatisieren oder den Workflow erweitern. Ein Netzwerkscanner hingegen scannt auch ohne PC direkt in einen Netzwerkordner auf dem NAS. Man kann später einmal den Scanner gegen einen neuen tauschen oder auch den NAS upgraden ohne dass der Workflow kaputtgeht. Modularität ist mir sehr wichtig, daher empfehle ich dieses Setup.

Ein bespielhaftes Setup für ein papierloses Büro zuhause oder kleine Unternehmen könnte wie folgt aussehen:

Workflow papierloses Büro

Netzwerkspeicher (NAS)

Ich selbst verwende einen Synology-NAS (eine DS1522+), die aber für die meisten Anwender überdimensioniert sein dürfte.

Synology selbst führt mehrere Serien, wobei für Privatanwender und kleine Gewerbebetriebe vor allem die DiskStation (DS) in der Plus-Serie (+ am Ende des Namens) empfehlenswert ist. Warum? Nur die Plus-Serie unterstützt Docker, was euch eine Auswahl einer Vielzahl von nützlichen Programmen wie z.B. paperless-ngx eröffnet.

Synolgy-NAS-Systeme der Plus-Serie sind beispielsweise:

  • Synology DS224+
    Das wäre meine Empfehlung für das papierlose Büro zuhause.
  • Synology DS923+
    Empfehlung für ein papierloses Büro für Gewerbe, Selbstständige und Startups
  • Synology DS1522+
    Empfehlung für Gewerbe, Selbstständige und Startups, die von der schnellen Anbindung via 10 Gbit-Ethernet (nachrüstbar) profitieren. Also Fotografen, Videografen, …

Netzwerkscanner

Irgendwie müssen die Dokumente ja den Weg in unser papierloses Büro finden. Bei Papierdokumenten bietet sich hierfür ein Einzugscanner an, der auch direkt auf Netzwerkspeicher wie unseren NAS (siehe oben) scannen kann.

Ich selber habe die folgenden Netzwerkscanner in meinem papierlosen Büro im Einsatz:

  • Brother ADS 1700 W
    Empfehlung für ein papierloses Büro zuhause und für kleine Unternehmen.
    Kann Dokumente auf Netzwerkordner über WLAN, USB-Sticks, PC über USB, SFTP und auch als E-Mail-Anhang scannen. Unterstützt noch viele Features wie Verschlüsselung, Zertifikate, …
  • Epson WorkForce ES-580W
    Größer und wesentlich leistungsfähiger als der Brother ADS 1700 W, aber eben auch etwas teurer. Dieser Scanner ist mein derzeitig am meisten genutzter Scanner im papierlosen Büro.
Der Netzwerkscanner muss dann nur noch so eingerichtet werden, dass er in den Scan-Eingangsorder in unserer Paperless-ngx-Installation scannt und unserem ersten Workflow steht nichts mehr im Wege.

Wie integriert man den Scanner perfekt in das papierlose Büro mit paperless-ngx?

Weil das kostenlose Dokumentenmanagement-System paperless-ngx für viele Anwender genau die richtige Lösung ist, habe ich einen Videokurs erstellt, in dem du in über 2:30 h Schritt für Schritt begleitet wirst. Einrichtung des Synology-NAS, Installation und Wartung von paperless-ngx aber auch die Anbindung deines Scanners, die automatisierte Einrichtung von Backups und der Fernzugriff via VPN. Hier klicken für mehr Infos zum Kurs.

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